電子アーカイブ化の手引き

Ⅰ　電子アーカイブ化にあたって

アーカイブとは、本などの資料を保管する収蔵庫のことです。資料を電子データ化（具体的にはＰＤＦデータにする）ことによって、資料を半永久的に保存することを電子アーカイブ化と言います。

１　ご提出いただく書類について

（１）アーカイブで公開するためには、ミニコミの発行元である貴団体の同意が必要です。そのために以下の文章をお読みのうえ、貴団体からＷＡＮに、①「確認書」をご提出下さい。さらに必要に応じて著作者個人の、②「著作物許諾書」、または、③「肖像許諾書」を併せてご提出下さるようにお願いいたします。

①「アーカイブ掲載に関する確認書」（発行者／発行団体用）――必ずご提出下さい。
②「著作物使用許諾書」（著作権者用）または③「肖像使用許諾書」（肖像権者用）――記事の内容から見て、著作権または肖像権について慎重に対応する必要があると思われるものについては、念のために、その著作権者もしくは肖像権者に貴団体からご連絡いただき、この書類を貴団体へ提出するようお願いして下さい。その上で、貴団体からWANへ①の書類とあわせて②または③のコピーをご提出下さい。

（２）ご提供いただく資料が、現在も発行継続中のミニコミ誌である場合には、その紙面上で、①ＷＡＮのアーカイブに掲載予定である旨通知し、②掲載に異議のある著作権者・肖像権者の方は貴団体に連絡するよう求めて下さい。たとえば次のような文書を載せることをおすすめいたします。

　「本紙1号から本号までのすべてをＷＡＮでアーカイブ化することによって半永久的に保存したいと考えております。ご異議のあるかたは本会にご連絡下さい。＊月以内にご連絡のないときはご了解を得たものとして進めさせていただきます」。

また、今後、新たな著作物や写真の提供を受ける際には、ＷＡＮのアーカイブにも掲載されることをあらかじめ通知して下さい。

２　削除などの措置

以下に該当すると思われるときには、貴団体のご判断で、削除もしくは匿名などの措置をおとり下さい。

ａ　プライバシーの侵害および名誉毀損になると思われる内容の文章、写真など

ｂ　差別的な表現

ｃ　上記１の手続きを経て、執筆者などから賛同を得られないもの

３　削除などの通知

　削除をしたときは、伏字などをして、そのことがわかるようにして下さい（Ⅱ１※参照）。

４　欠号のあるとき

　バックナンバーに欠号があるときには、そのことがわかるようにして下さい（Ⅱ２※参照）。

５　アップ後の苦情などへの対応

WANのサイト上にアップした後、執筆者から削除の依頼などが寄せられた場合には、ＷＡＮにご連絡ください。ＷＡＮで対処して削除いたします。もちろん誠意を持って対応いたしますが、すべての作業をボランティアが行っている関係上、若干の時間をいただくことがありますことを、ご了解下さい。なお、ＷＡＮに直接寄せられた意見は貴団体にお知らせいたします。

６　ＰＤＦ化のお願い

以上をふまえて、すべての内容（表紙・奥付等を含む）をＰＤＦデータにして下さい。ＰＤＦ化する際の手順は、Ⅱを参照して下さい。

Ⅱ　ＰＤＦ化の手順

１　ミニコミ誌などの紙媒体のものを、スキャンが可能なコピー機でＰＤＦ化して下さい。　（下記サイトご参照下さい。）

①   「動画と写真で確認する－裁断＆スキャンのコツ（裁断編）」↓

http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1006/09/news029.html

②「動画と写真で確認する－裁断＆スキャンのコツ（スキャン編）」↓

http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1006/28/news071.html

                            ③印刷サービス店「キンコーズ」（参考）↓

                                          http://www.kinkos.co.jp/store/top.html

※  内容の削除が必要な場合は、元原稿上で伏字にするなどをしたうえで、ＰＤＦ化して下さい。

２　完成したＰＤＦのファイル名は「団体名_雑誌名_号数_発行年月日.pdf」として下さい。（例：「WAN_WAN会報_No.11_20110101.pdf」）

　　※　欠号、欠ページがあるときは、「掲載団体詳細フォーマット」（「Ⅲ団体の紹介について」参照）に記入して下さい。

３　PDFファイルをまとめてＣＤ／ＤＶＤ等に保存し、「アーカイブ掲載に関する確認書」と、必要な場合は「著作物使用許諾書」または「肖像使用許諾書」とともに、下記のＷＡＮ東京事務所まで送付して下さい。

送付先：〒１８０－０００６　武蔵野市中町１－１１－６－２７０１

ＷＡＮ東京オフィス　Ｄ－ＷＡＮ係

※その際、コピーを必ずお手元に保管してくださるようにお願いいたします。

Ⅲ　団体の紹介について

エクセルファイルの「掲載団体詳細フォーマット」を送信いたしますので、必要事項を入力いただき、ご返信ください。

 ※　何かご不明な点がございましたら、下記メールアドレス宛お問い合せ下さい。

              document@wan.or.jp